Matrix: eine europäische Alternative zu Slack und Microsoft Teams für KMU

Was ist Matrix?

Matrix ist ein offenes Kommunikationsprotokoll, gepflegt von der Matrix.org Foundation. Es ist keine App, sondern ein Standard, ähnlich wie E-Mail: Jeder kann einen Server betreiben, und verschiedene Apps können miteinander kommunizieren.

Konkret hat eine Organisation ihren eigenen Matrix-Server, meist Synapse, unter ihrer eigenen Domain. Adressen sehen aus wie @vorname:ihr-unternehmen.be. Die Nutzer melden sich mit einer App wie Element an, verfügbar am Computer, im Browser und auf dem Smartphone.

Sie finden dort, was Sie von einem Team-Chat erwarten: Räume, das Gegenstück zu Slack-Kanälen, Direktnachrichten, Threads, Dateiaustausch, Reaktionen sowie Audio- und Videoanrufe. Räume lassen sich in Spaces gruppieren, zum Beispiel ein Space für das Unternehmen und ein anderer für ein Projekt mit einem Kunden.

Matrix, Slack und Teams im Vergleich

Alle drei Werkzeuge decken dieselben Alltagsbedürfnisse ab. Sie unterscheiden sich vor allem bei der Kontrolle über Ihre Daten, der Verschlüsselung und der Abrechnung.

Was sich konkret ändert

• Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server: Sie entscheiden, wo er gehostet wird, zum Beispiel in der Europäischen Union, und wer Zugriff hat. Das vereinfacht die DSGVO-Dokumentation.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nur die Teilnehmer einer verschlüsselten Unterhaltung können sie lesen, nicht einmal der Hoster. Slack und Teams verschlüsseln Nachrichten nicht auf diese Weise.
• Föderation: Ihre Nutzer können mit Personen auf anderen Matrix-Servern schreiben (Partner, Kunden, Lieferanten), ohne dass jeder beim anderen ein Konto anlegen muss.
• Keine Abhängigkeit: Protokoll und Software sind Open Source. Wenn Sie den Hoster wechseln, behalten Sie Ihre Domain. Um auch Konten und Verlauf zu behalten, muss die Datenbank des Servers migriert werden: Fragen Sie Ihren Hoster, ob er diesen Export liefert.
• Der Preis: Slack und Teams werden pro Nutzer abgerechnet. Ein gehosteter Matrix-Server kann einen Festpreis haben, unabhängig von der Zahl der Personen.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in der Praxis

In Element sind Direktnachrichten und private Räume standardmäßig Ende-zu-Ende verschlüsselt. Jedes Gerät hat eigene Schlüssel: Der Server transportiert und speichert die Nachrichten, kann sie aber nicht lesen. Öffentliche Räume, die jedem offenstehen, sind meist nicht verschlüsselt, da ohnehin jeder beitreten kann.

Dieser Schutz hat eine Kehrseite: Verliert ein Nutzer alle seine Geräte, ohne seinen Wiederherstellungsschlüssel gesichert zu haben, kann er seine alten verschlüsselten Nachrichten nicht mehr lesen. Der Hoster kann sie nicht an seiner Stelle entschlüsseln. Die gute Praxis ist einfach:

• die Schlüsselsicherung bei der ersten Anmeldung aktivieren und den Wiederherstellungsschlüssel in einem Passwortmanager ablegen;
• jedes neue Gerät von einem bereits angemeldeten Gerät aus verifizieren, ähnlich wie beim Scannen eines QR-Codes;
• bedenken, dass die verschlüsselten Nachrichten einer Person, die das Unternehmen verlässt, unlesbar bleiben: Was aufbewahrt werden muss, gehört in Räume, nicht in Direktnachrichten.

Die Verschlüsselung schützt den Inhalt der Nachrichten. Metadaten, also wer wann mit wem schreibt, bleiben für den Server sichtbar. Ein Grund mehr, bewusst zu wählen, wo er gehostet wird.

Föderation: mit anderen Organisationen schreiben

Die Föderation funktioniert wie E-Mail. Ihr Server ihr-unternehmen.be kann Nachrichten mit dem Server eines Kunden oder Lieferanten austauschen. Ein gemeinsamer Raum existiert dann auf beiden Servern, und jeder behält sein Konto bei sich.

Das ist nützlich für ein gemeinsames Projekt, eine Unternehmensgruppe oder einen Verein, der mit mehreren Partnern arbeitet. Sie ist nicht verpflichtend: Ein Server lässt sich auf einige vertrauenswürdige Domains beschränken oder ganz geschlossen halten, wenn Sie nur intern schreiben wollen.

Gut zu wissen: Dateien und Bilder, die mit anderen Servern ausgetauscht werden, werden auf Ihren Server kopiert. Ein stark föderierter Server braucht daher schneller mehr Speicher.

Was es kostet

Bei einem Werkzeug, das pro Nutzer abgerechnet wird, erhöht jede neue Person die Rechnung. Bei einem Matrix-Server zum Festpreis hängt der Preis von der Größe des Servers ab, nicht von der Zahl der Nutzer. So sieht das mit den Tarifen von Xeron aus, belgische MwSt. inklusive:

Das Abonnement ist nicht der einzige Kostenpunkt: Planen Sie zu Beginn auch ein bis zwei Stunden Schulung ein, und die Zeit, Ihre Kanäle neu anzulegen. Wenn Sie Matrix selbst hosten, kommen Server, Sicherheitsupdates und Backups hinzu, die regelmäßige Pflege brauchen.

Wer nutzt Matrix?

Matrix ist kein Randprojekt. Der französische Staat nutzt es für Tchap, den Messenger seiner Beamten. In Deutschland setzt die Bundeswehr es für den BwMessenger ein, und das Gesundheitswesen stützt sich darauf für den TI-Messenger, mit dem sich Fachkräfte sicher austauschen.

Diese Entscheidungen fallen aus denselben Gründen wie in einem KMU: die Kontrolle über die eigenen Daten behalten, Unterhaltungen verschlüsseln und nicht von einem einzigen Anbieter abhängen. Der Unterschied ist die Größenordnung: Was für Hunderttausende Nutzer funktioniert, funktioniert auch für ein Team von zehn Personen.

Und die anderen Alternativen?

Matrix ist nicht die einzige Open-Source-Lösung. Mattermost und Zulip zum Beispiel sind Open-Source-Team-Chats, die Sie selbst hosten können. Sie wirken eher wie Slack, verschlüsseln Nachrichten aber nicht standardmäßig Ende-zu-Ende und bieten keine offene Föderation zwischen Organisationen.

Wenn Ihnen die Vertraulichkeit Ihrer Unterhaltungen oder der Austausch mit anderen Organisationen wichtig ist, ist Matrix heute die vollständigste Wahl. Wollen Sie vor allem ein selbst gehostetes Slack ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, lohnt sich ein Blick auf die anderen Optionen.

Grenzen, die Sie kennen sollten

Matrix ist nicht perfekt, und das sollten Sie vor dem Umstieg wissen:

• Weniger Integrationen: Slack und Teams verbinden sich mit einem Klick mit Hunderten Werkzeugen. Bei Matrix ist das Angebot kleiner, auch wenn es Brücken, Bots und Webhooks gibt.
• Die Verwaltung der Schlüssel: Um alte verschlüsselte Nachrichten auf einem neuen Gerät zu lesen, muss jeder Nutzer seinen Wiederherstellungsschlüssel aufbewahren. Das ist eine Gewohnheit, die man lernen muss.
• Eine etwas andere Bedienung: Element ähnelt Slack, aber manche Einstellungen sind Matrix-spezifisch. Eine kurze Schulung zu Beginn erspart viele Fragen.
• Der Medienspeicher: Geteilte Dateien, vor allem mit Föderation, brauchen Platz. Prüfen Sie den enthaltenen Speicher und was passiert, wenn er voll ist.

Der Umstieg auf Matrix im KMU

Ein gelungener Umstieg erfolgt schrittweise:

• Beginnen Sie mit einem Pilotteam von einigen Personen für zwei bis drei Wochen, an echter Arbeit.
• Legen Sie Ihre wichtigsten Kanäle als Räume neu an und gruppieren Sie sie in einem Space für das Unternehmen.
• Zeigen Sie allen, wie sie Element auf Computer und Telefon installieren und ihren Wiederherstellungsschlüssel sichern.
• Bestimmen Sie eine Person, die in den ersten Wochen die Fragen beantwortet.
• Legen Sie ein Datum fest, ab dem die interne Kommunikation über Matrix läuft, und lassen Sie das alte Werkzeug noch eine Weile schreibgeschützt.

Der Verlauf aus Slack oder Teams lässt sich nicht einfach übertragen. Oft ist es am einfachsten, das Archivwürdige zu exportieren und in Matrix neu zu beginnen.

Wenn Sie keinen Server verwalten möchten, übernimmt ein verwaltetes Matrix-Hosting die Installation, die Sicherheitsupdates und die Backups. Sie behalten Ihre Domain und Ihre Daten, ohne die Wartung.