Backup-MX: Wozu dient ein Ausfall-Mailserver, und brauchen Sie einen?

Was passiert, wenn Ihr Mailserver nicht erreichbar ist?

Wenn Ihnen jemand schreibt, fragt sein Versandserver die MX-Einträge Ihrer Domain im DNS ab. Sie geben an, welcher Server die Post für Ihre Domain empfängt. Antwortet dieser Server nicht, geht die Nachricht nicht sofort verloren: Der Absender behält sie in einer Warteschlange und versucht es regelmäßig erneut.

Der SMTP-Standard (RFC 5321) empfiehlt, zwischen zwei Versuchen mindestens 30 Minuten zu warten und nicht vor 4 bis 5 Tagen aufzugeben. In der Praxis macht jeder Dienst, was er will: Manche versuchen es mehrere Tage, andere deutlich kürzer. Nach Ablauf der Frist wird die Nachricht abgewiesen, und der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsmeldung.

Während des Ausfalls sehen Sie also nichts ankommen, wissen nicht, wer Sie erreichen wollte, und manche Nachrichten können verloren gehen, wenn der Ausfall zu lange dauert. Für ein Unternehmen ist eine Angebotsanfrage oder Bestellung, die nicht ankommt, ein verlorener Kunde.

So funktioniert ein Backup-MX

Eine Domain kann mehrere MX-Einträge haben, jeder mit einer Priorität. Die kleinste Zahl ist der bevorzugte Server. Zum Beispiel:

• MX 10 mail.ihr-unternehmen.be: Ihr Hauptserver
• MX 20 Ausfallserver: der Backup-MX

Im Normalfall stellen Absender an den Server mit Priorität 10 zu. Antwortet er nicht, gehen sie zum nächsten über. Der Backup-MX nimmt die Nachricht dann an, bewahrt sie auf und übergibt sie Ihrem Hauptserver, sobald dieser wieder erreichbar ist. Für Ihre Kontakte läuft alles so, als wäre Ihr Server online geblieben.

Ein Backup-MX ersetzt Ihren Mailserver nicht: Er ist kein Posteingang. Er hält die Post zurück und leitet sie weiter, mehr nicht.

Worauf Sie achten sollten

Ein schlecht eingerichteter Backup-MX kann mehr schaden als nützen. Prüfen Sie vor der Wahl diese Punkte:

• Spamfilterung: Spammer zielen oft auf sekundäre MX-Server, weil diese manchmal schlechter geschützt sind als der Hauptserver. Der Backup-MX muss Spam und Viren genauso gut filtern wie Ihr eigener Server und SPF (RFC 7208) sowie DKIM (RFC 6376) prüfen.
• Vertraulichkeit: Während des Ausfalls werden Ihre Nachrichten bei einem Dritten gespeichert. Das muss verschlüsselt geschehen, und sie müssen gelöscht werden, sobald sie zugestellt sind.
• Aufbewahrungsdauer: Ein Backup-MX muss die Post lange genug aufbewahren können, um einen echten Ausfall zu überbrücken, ohne sie unbegrenzt zu behalten.
• Transparenz: Es ist hilfreich, sehen zu können, was in der Warteschlange liegt, statt im Ungewissen zu warten.
• Es ist keine Sicherung Ihrer Postfächer: Wenn Sie E-Mails verlieren, die bereits auf Ihrem Server angekommen sind, bekommen Sie sie über den Backup-MX nicht zurück. Behalten Sie daneben echte Backups.

Wer braucht wirklich einen?

Ein Backup-MX ist sinnvoll, wenn Sie Ihre E-Mail selbst hosten: ein Server im Büro, ein VPS oder eine Lösung wie Mailcow oder Mail-in-a-Box. Das gilt umso mehr, wenn E-Mail ein wichtiger Kanal für Ihr Geschäft ist: Bestellungen, Angebotsanfragen, Austausch mit Lieferanten.

Liegt Ihre E-Mail dagegen bei einem großen Anbieter wie Microsoft 365 oder Google Workspace, ist ein Backup-MX meist überflüssig: Deren Infrastruktur ist bereits redundant.

Die Einrichtung

Die Konfiguration erfolgt im DNS Ihrer Domain. Mit dem Backup-MX von Xeron genügen zwei Einträge:

• ein TXT-Eintrag, um zu belegen, dass die Domain Ihnen gehört;
• ein MX-Eintrag, der auf den Ausfallserver zeigt, mit einer höheren Zahl als Ihr aktueller MX (zum Beispiel 20, wenn Ihrer auf 10 steht).

Ihr Hauptserver empfängt die Post weiterhin wie gewohnt. Der Backup-MX springt nur ein, wenn dieser nicht erreichbar ist, und stellt danach automatisch die gesamte zurückgehaltene Post zu. Der Dienst basiert auf XeronMX, einer Open-Source-Software, deren Code öffentlich ist.