Politique de confidentialité
Votre vie privée est importante pour nous.
Cette politique de confidentialité explique comment Xeron collecte, utilise et protège vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
1. Responsable du traitement des données
Dénomination : Xeron
Numéro d'entreprise : 1027.519.218
Adresse : Rue Gustave Derard 9, 6060 Charleroi, Belgique
Email : contact@xeron.be
2. Données personnelles collectées
Nous collectons les données personnelles suivantes lorsque vous utilisez nos services :
2.1 Données d'identification
- Nom et prénom
- Adresse email
- Numéro de téléphone (si fourni)
- Adresse postale (pour la facturation)
2.2 Données de connexion
- Adresse IP
- Type de navigateur
- Pages visitées
- Dates et heures de connexion
- Logs d'activité sur la plateforme
2.3 Données de facturation
- Informations de paiement (traitées par nos prestataires sécurisés)
- Historique des transactions
- Abonnements et services souscrits
2.4 Données techniques
- Configuration des services (domaines, sous-domaines)
- Fichiers et contenus hébergés
- Statistiques d'utilisation des services
3. Finalités du traitement
Nous utilisons vos données personnelles pour les finalités suivantes :
- Gestion de votre compte : création, authentification et gestion de votre compte utilisateur
- Fourniture des services : hébergement, configuration et maintenance de vos services web
- Facturation : traitement des paiements, émission de factures et gestion de la comptabilité
- Support client : réponse à vos demandes d'assistance et résolution de problèmes techniques
- Sécurité : protection contre la fraude, les abus et les accès non autorisés
- Amélioration des services : analyse de l'utilisation pour améliorer nos produits et services
- Obligations légales : respect de nos obligations légales et réglementaires
4. Base légale du traitement
Le traitement de vos données personnelles repose sur les bases légales suivantes :
- Exécution du contrat : les données nécessaires à la fourniture de nos services
- Obligation légale : respect de nos obligations légales (comptabilité, fiscalité)
- Intérêt légitime : sécurité, prévention de la fraude, amélioration des services
- Consentement : pour l'envoi de communications marketing (si applicable)
5. Durée de conservation
Nous conservons vos données personnelles pendant les durées suivantes :
- Données de compte : pendant toute la durée de votre abonnement et jusqu'à 1 an après la fermeture de votre compte
- Données de facturation : 10 ans conformément aux obligations comptables et fiscales belges
- Logs de connexion : maximum 12 mois
- Données de support : 3 ans après la dernière interaction
À l'expiration de ces délais, vos données sont supprimées de manière sécurisée.
6. Partage des données
Vos données personnelles peuvent être partagées avec :
- Prestataires de services : hébergement, paiement, support technique (tous soumis à des obligations de confidentialité strictes)
- Autorités légales : en cas d'obligation légale ou de réquisition judiciaire
Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers.
7. Transferts internationaux
Vos données sont principalement stockées et traitées au sein de l'Union Européenne. Si un transfert hors UE est nécessaire, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place (clauses contractuelles types de la Commission européenne ou EU-US Data Privacy Framework).
8. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre :
- L'accès non autorisé
- La divulgation
- L'altération
- La destruction
Ces mesures incluent :
- Chiffrement des données sensibles (HTTPS, SSL/TLS)
- Authentification forte et gestion des accès
- Sauvegardes régulières et sécurisées
- Surveillance et audit des systèmes
- Formation du personnel à la protection des données
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve de nos obligations légales)
- Droit à la limitation : demander la limitation du traitement de vos données
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des raisons légitimes
- Droit de retirer votre consentement : à tout moment, pour les traitements basés sur le consentement
Pour exercer ces droits, contactez-nous à l'adresse : contact@xeron.be
Nous répondrons à votre demande dans un délai d'un mois. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires.
10. Droit de réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) belge :
Autorité de Protection des Données (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Email : contact@apd-gba.be
Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be
11. Cookies et technologies similaires
Notre site utilise des cookies et technologies similaires pour améliorer votre expérience utilisateur et analyser l'utilisation du site.
Types de cookies utilisés :
- Cookies essentiels : nécessaires au fonctionnement du site (authentification, panier)
- Cookies de performance : analyse de l'utilisation du site pour améliorer nos services
- Cookies fonctionnels : mémorisation de vos préférences
Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies via les paramètres de votre navigateur. Notez que le refus de certains cookies peut affecter le bon fonctionnement du site.
12. Modifications de la politique
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur cette page avec une nouvelle date de mise à jour.
Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de nos pratiques en matière de protection des données.
13. Application XeronPay
Cette section complète la présente politique pour l'application mobile XeronPay, qui permet aux entreprises, clubs et associations d'encaisser des paiements par carte sans contact, en espèces ou par QR code Bancontact sur un téléphone.
13.1 Rôles
- Xeron est responsable du traitement des données des entreprises clientes et de leurs vendeurs (compte, abonnement, utilisation de l'application).
- Pour les données des acheteurs (les personnes qui paient un commerçant avec XeronPay), l'entreprise qui encaisse est responsable du traitement ; Xeron agit comme sous-traitant pour son compte (article 28 du RGPD).
- Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande) traite les paiements par carte et par Bancontact et vérifie l'identité des entreprises qui ouvrent un compte de paiement. Stripe agit en partie comme responsable de traitement indépendant : politique de confidentialité de Stripe.
13.2 Données traitées
Entreprises et vendeurs
- Nom, adresse, numéro de TVA ou d'entreprise, logo et couleur de l'entreprise (le numéro de TVA est vérifié auprès du service VIES de la Commission européenne)
- Nom et rôle de chaque vendeur (vendeur ou administrateur)
- Identité, coordonnées et compte bancaire du représentant : collectés et conservés directement par Stripe lors de l'inscription au compte de paiement, Xeron ne les reçoit pas
- Catalogue de produits, ventes, remboursements et rapports de l'entreprise
Appareils
- Type d'appareil (Android ou iPhone), date de dernière utilisation, langue
- Un jeton d'accès propre au téléphone, conservé dans le stockage sécurisé de celui-ci ; le serveur n'en garde qu'une empreinte
Acheteurs
- Paiement par carte : montant, date, marque de la carte, 4 derniers chiffres, type de compte et mentions techniques du ticket (identifiant d'application EMV, code d'autorisation). Le numéro complet de la carte n'est jamais transmis à Xeron : la lecture sans contact et le paiement sont traités par Stripe.
- Paiement Bancontact par QR code : le paiement est autorisé dans l'application bancaire de l'acheteur ; Xeron ne reçoit que son résultat (payé, refusé, expiré).
- Reçu par e-mail, uniquement à la demande de l'acheteur : son adresse e-mail sert à envoyer le reçu une fois et n'est pas conservée par XeronPay.
- Reçu par QR code : accessible par un lien unique et aléatoire, à toute personne qui dispose de ce lien ; il ne contient ni le nom ni l'adresse e-mail de l'acheteur.
- Facture, uniquement si l'acheteur en demande une : nom, adresse, adresse e-mail et numéro de TVA du client facturé, enregistrés dans le compte Stripe de l'entreprise.
13.3 Autorisations du téléphone
- Localisation : exigée par Stripe pour accepter les paiements par carte sur un téléphone (lutte contre la fraude et règles des réseaux de cartes). Elle est utilisée par le module de paiement de Stripe au moment de l'encaissement ; XeronPay ne la stocke pas et ne suit pas les déplacements.
- Photos : uniquement lorsqu'un administrateur choisit le logo de l'entreprise ; seule l'image choisie est envoyée. Le logo est public : il apparaît sur la caisse, les reçus et les e-mails.
XeronPay n'affiche aucune publicité et n'utilise aucun outil de mesure d'audience ou de suivi publicitaire.
13.4 Finalités et bases légales
- Fournir le service d'encaissement, les reçus, l'historique et les rapports : exécution du contrat avec l'entreprise cliente
- Facturer l'abonnement et gérer l'accès au service : exécution du contrat et obligations légales
- Prévenir la fraude et sécuriser les comptes (codes d'association à usage unique, limitation des tentatives) : intérêt légitime
13.5 Conservation
- Les ventes, reçus et rapports sont conservés pendant toute la durée de l'abonnement de l'entreprise, qui peut les exporter à tout moment (CSV)
- Après la fin de l'abonnement, ils sont conservés 12 mois puis supprimés, sauf les données que la loi impose de garder plus longtemps
- Un téléphone dissocié ou un vendeur retiré par l'administrateur perd immédiatement son accès
- Les données de paiement conservées par Stripe suivent la politique de Stripe
13.6 Hébergement et partage
Les données de XeronPay sont hébergées sur les serveurs de Xeron, en Belgique. Elles ne sont partagées qu'avec Stripe (paiements), la Commission européenne (vérification des numéros de TVA via VIES) et l'entreprise cliente elle-même. Elles ne sont jamais vendues.
13.7 Vos droits
Si vous avez payé un commerçant avec XeronPay, adressez d'abord vos demandes à ce commerçant, responsable de vos données ; vous pouvez aussi écrire à contact@xeron.be, et nous transmettrons votre demande. Les entreprises et vendeurs exercent leurs droits auprès de Xeron, comme indiqué à la section 9.
14. Contact
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles :
Email : contact@xeron.be
Courrier : Xeron, Rue Gustave Derard 9, 6060 Charleroi, Belgique